Säker behandling av personuppgifter

De huvudsakliga typerna av personuppgifter vi samlar in är uppgifter som du själv lämnar till oss (till exempel namn, telefonnummer, e-post, faktureringsadress) när du kontaktar oss för en offert eller information, gör en beställning eller prenumererar på vårt nyhetsbrev. Ett översättningsuppdrag kan även innehålla personuppgifter, till exempel en årsredovisning eller ett intyg.

De personuppgifter vi samlar in och lagrar delas in i följande kategorier:

1. Kontaktinformation, inklusive namn, företag, adress och e-postadress

2. Faktureringsinformation, inklusive företagsnummer och faktureringsadress

3. Orderhistorik för dina tidigare beställningar

4. Innehållet du tillhandahåller oss att arbeta med, vilket kan innehålla personuppgifter

Vi behandlar kontakt- och faktureringsinformation för följande syften: att hantera beställningar, hålla kontakt under och efter ett uppdrag, för att tillhandahålla information om vår verksamhet och att leverera marknadskommunikation. Om du har lämnat dina kontaktuppgifter så att vi kan utföra ett uppdrag åt dig kommer vi att lagra dessa uppgifter så att vi kan hålla kontakt under och efter uppdraget. Om du har lagt en beställning hos oss kommer vi att lagra all dokumentation, inklusive offerter, avropsorder, fakturor, kontrakt, bankuppgifter och postkommunikation, så länge det är relevant för affärsändamål och krävs enligt lag. Informationen sparas vanligtvis i e-postprogram och en adressbok. Vårt projektledningssystem innehåller även ett kundregister som vi håller uppdaterat med kontaktuppgifter och faktureringsunderlag. De faktureringsunderlag som lagras i vårt bokföringssystem innehåller företagsnamn, kontaktperson och adress och dessa sparas i enlighet med årsredovisningslagen.

We use a hosted mail server to store all business correspondence so that we can provide you with the best service when we have contact with you again. Där lagrar vi även personuppgifter som skickas via e-post, till exempel i din e-postsignatur. Vi lagrar även information som kundavtal, frågor om terminologi, projektfrågor och andra diskussioner relaterade till våra uppdrag. Sådan information innehåller vanligtvis inte personuppgifter. Om du skickar oss känslig information som du vill att vi ska radera när uppdraget är slutfört, vänligen meddela oss det.

Din orderhistorik sparas för att säkerställa kvalitet i vårt uppföljningsarbete och för att ge dig den bästa servicen inför nästa uppdrag. Detta är en viktig del för att kunna tillhandahålla bästa möjliga kvalitet i våra tjänster. För att vi ska vara en professionell servicepartner använder vi den information du lämnar för att identifiera dig, ditt företag och dina beställningar.

Innehållet vi översätter eller granskar åt dig kan innehålla personuppgifter. Som exempel kan nämnas namn i ett pressmeddelande, namn på personer som intervjuats för artiklar eller en biografi över styrelseledamöter i årsredovisningar. Vi lagrar både källmaterialet och den färdiga produkten i sin helhet och i segmenterad form (mening för mening) i en lokalt lagrad databas. Vi använder dessa två källor för framtida översättningar för att upprätthålla konsekvens eller för att effektivt uppdatera uppdrag om du har några ändringar. Texterna sparas separat för varje klient. Vi delar denna databas med våra leverantörer för att säkerställa översättningskonsistens, och dessa leverantörer har avtal med oss som personuppgiftsbiträden.

Utlämnande av personuppgifter

Personuppgiftsbiträden: Fluid Translation kan lämna dina personuppgifter till en tredje part, såsom en av våra leverantörer eller IT-leverantörer. Fluid Translation har avtal på plats med alla våra personuppgiftsbiträden enligt vilka de garanterar skydd av de personuppgifter som behandlas. De lovar också att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav gällande överföring av personuppgifter utanför landet.

Fluid Translation sparar de personuppgifter som den behandlar i sina e-postprogram och adressbok (Gmail). Dessutom använder Fluid Translation andra molntjänster som tillhandahålls av Google och MailChimp. Fluid Translation har säkerställt att dina rättigheter garanteras i händelse av dataöverföring till USA genom att Google, Squarespace och MailChimp uppfyller EU-US Privacy Shield. Mer information finns på www.privacyshield.gov.

Du har rätt att få, göra ändringar i och radera de personuppgifter om dig som vi samlar in. För att vidta något av dessa steg, kontakta oss via e-post så vidtar vi åtgärder så snart som möjligt.